La procédure de licenciement pour motif personnel

L’employeur qui envisage de licencier un salarié pour motif personnel, ou économique sauf exception, doit, avant toute décision, convoquer l’intéressé à un entretien préalable de licenciement.

Rappel de la procédure obligatoire pour licenciements pour motif personnel :

Tous les licenciements pour motif personnel sont précédés d’une procédure obligatoire qui comprend trois étapes essentielles :

• La convocation du salarié à un entretien préalable (Art. L. 1232-2 du Code du travail) ;
• L’entretien préalable au licenciement (Art. L. 1232-6 du Code du travail) ;
• La notification du licenciement (Art. L. 1232-6 du Code du travail).

L’employeur a donc l’obligation de convoquer le salarié pour un entretien préalable. Cette convocation s’impose quel que soit la cause du licenciement (faute, insuffisance professionnelle, inaptitude médicale, …).

La lettre doit indiquer l’objet de l’entretien, la date, l’heure et le lieu de celui-ci, ainsi que la possibilité de se faire assister.

Objet de la lettre de convocation pour licenciement

Le salarié doit être informé de son éventuel licenciement, afin de pouvoir s’y préparer (Cass. soc, 16 janvier 2007). Il est donc nécessaire, sans équivoque, de préciser l’objet de l’entretien dans la lettre de convocation « l’éventualité d’un licenciement ».

L’employeur n’a pas l’obligation de préciser, dans la convocation écrite, le motif de la sanction envisagée, en application de l’article L. 1232-2 du Code du travail et en témoigne l’arrêt de la Cour de Cassation du 17 décembre 1992 n° 89-44651 et du 4 novembre 1992, mais il doit obligatoirement le faire au cours de l’entretien préalable et recueillir les explications du salarié.

En revanche, la lettre ne doit pas faire apparaitre le licenciement comme déjà acquis, car le salarié pourrait alors invoquer une irrégularité de procédure et demander une indemnité à ce titre.

Date, heure et lieu

La convocation fixe la date, l’heure et le lieu de l’entretien. Le salarié peut être convoqué pendant un arrêt maladie, mais à la condition que l’heure fixée ne soit une heure à laquelle il a l’obligation de demeurer à son domicile afin de respecter les prescriptions indiquées sur l’arrêt de travail.

L’omission de l’indication du lieu de l’entretien préalable sur la lettre de convocation entraîne un préjudice pour le salarié que l’employeur est tenu d’indemniser (Cass. Soc., du 13 mai 2009).

Si la loi impose à l’employeur une obligation de convocation du salarié à un entretien préalable de licenciement, elle n’impose pas que l’entretien ait obligatoirement lieu.

Si le salarié ne se rend pas à l’entretien, la procédure se poursuit donc normalement.

Particularité du licenciement disciplinaire

En cas de licenciement disciplinaire, l’employeur ne doit pas dépasser 2 mois à compter de la connaissance des faits pour envoyer la convocation, en application de l’article L. 1332–4 du Code du travail. Dans le cas contraire, aucun délai n’est en principe imposé.

Le rappel des références du Code du travail pour la procédure disciplinaire et la prescription des faits fautifs se trouve en bas de page.

Assistance

L’employeur est tenu de stipuler dans la lettre de convocation que le salarié peut de faire assister.

L’article L. 1232-4 du code du travail, relatif à l’assistance du salarié lorsqu’un licenciement est envisagé, précise :

• « Lors de son audition, le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise.
• Lorsqu’il n’y a pas d’institutions représentatives du personnel dans l’entreprise, le salarié peut se faire assister soit par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise, soit par un conseiller du salarié choisi sur une liste dressée par l’autorité administrative.
• La lettre de convocation à l’entretien préalable adressée au salarié mentionne la possibilité de recourir à un conseiller du salarié et précise l’adresse des services dans lesquels la liste de ces conseillers est tenue à sa disposition ».

Il faut donc distinguer deux situations :

• L’entreprise dispose d’Institutions Représentatives du Personnel (IRP), notamment Délégué du Personnel (DP), Comité d’Entreprise (CE), CHSCT, Délégué Syndical (DS) : Le salarié peut uniquement se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise. Il peut s’agir d’un Représentant du Personnel ou bien d’un autre salarié, sans mandat de représentation du personnel ;
• L’entreprise ne dispose pas d’Institutions Représentatives du Personnel (IRP) : Le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise ou par un conseiller du salarié, extérieur à l’entreprise, dont la liste, dressée par le Préfet, est consultable en Mairie ou auprès de la DIRECCTE, en application de l’article D. 1232–5 du Code du travail.

            La lettre de convocation doit préciser à la fois l’adresse de la Mairie du domicile du salarié (s’il est domicilié dans le département où est située l’entreprise ou bien, à défaut, celle de son lieu de travail) ainsi que l’adresse de la DIRECCTE dont dépend l’entreprise.

L’omission d’une de ces mentions ou adresses constitue une irrégularité de procédure, qui est sanctionné par le versement au salarié d’une indemnité, Cass. soc. du 29 avril 2003, n° 01-41364, même si le salarié est venu accompagné d’un conseiller extérieur à l’entretien préalable, Cass. soc. 21 janvier 2009, n° 07-42985.

S’il y a un Délégué Syndical dans l’entreprise, le recours à un conseiller extérieur est écarté, selon la Cass. soc. du 19 février 2002  n° 00-40657.

Lorsque le salarié est convoqué pour un entretien préalable à une sanction disciplinaire autre qu’un licenciement (mise à pied disciplinaire ou rétrogradation disciplinaire par exemple), l’article L. 1332-2 alinéa 2 du Code du travail précise qu’il « peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise ».

Le recours à un conseiller du salarié, extérieur au personnel de l’entreprise, n’est donc prévu par la loi que dans la seule hypothèse où la sanction envisagée est un licenciement, dans une entreprise qui n’a pas d’Institutions Représentatives du Personnel.

Forme

La convocation à l’entretien préalable est obligatoirement écrite.

Celle-ci peut prendre la forme d’une lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou d’une remise en main propre contre décharge datée et contresignée par le salarié, en application de l’article L. 1232–2 du Code du travail.

Délai

Le délai est de cinq jours ouvrables entre la première présentation de la lettre recommandée ou la remise en main propre de la lettre de convocation et la date de l’entretien préalable, en application de l’article précité.

Le délai se calcule en jours ouvrables et pleins.

Ainsi, les dimanches et jours fériés ne comptent pas. De même, le jour de la remise en main propre ou de la première présentation de la lettre recommandée, ainsi que le jour de l’entretien préalable, ne comptent pas.

En cas de report de l’entretien à la demande du salarié, le délai de cinq jours ouvrables court à compter de la présentation de la lettre recommandée ou de la remise en main propre de la lettre initiale de convocation.

Notification du licenciement

Le délai de notification du licenciement est de 2 jours ouvrable minimum après l’entretien, par lettre recommandée avec avis de réception. L’employeur est tenu d’énoncer les motifs du licenciement dans la lettre notifiant le licenciement.

Rappel des références du Code du travail pour la procédure disciplinaire et la prescription des faits fautifs.

En cas de licenciement, l’employeur doit respecter les prescriptions des articles L. 1332-1 à L. 1332-5 du Code du travail :

• « Aucune sanction ne peut être prise à l’encontre du salarié sans que celui-ci soit informé, dans le même temps et par écrit, des griefs retenus contre lui » ;
• « Lorsque l’employeur envisage de prendre une sanction, il convoque le salarié en lui précisant l’objet de la convocation, sauf si la sanction envisagée est un avertissement ou une sanction de même nature n’ayant pas d’incidence, immédiate ou non, sur la présence dans l’entreprise, la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié.

Lors de son audition, le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise.

Au cours de l’entretien, l’employeur indique le motif de la sanction envisagée et recueille les explications du salarié.

La sanction ne peut intervenir moins de deux jours ouvrables, ni plus d’un mois après le jour fixé pour l’entretien. Elle est motivée et notifiée à l’intéressé. » ;

• « Lorsque les faits reprochés au salarié ont rendu indispensable une mesure conservatoire de mise à pied à effet immédiat, aucune sanction définitive relative à ces faits ne peut être prise sans que la procédure prévue à l’article L. 1332-2 ait été respectée » ; 
• « Aucun fait fautif ne peut donner lieu à lui seul à l’engagement de poursuites disciplinaires au-delà d’un délai de deux mois à compter du jour où l’employeur en a eu connaissance, à moins que ce fait ait donné lieu dans le même délai à l’exercice de poursuites pénales. » ;
• « Aucune sanction antérieure de plus de trois ans à l’engagement des poursuites disciplinaires ne peut être invoquée à l’appui d’une nouvelle sanction ».