L’embauche d’un salarié
Pour l’embauche d’un salarié, l’employeur doit suivre 7 étapes :
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EFFECTUER UNE DECLARATION PREALABLE A L’EMBAUCHE (DPAE) ;
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ETABLIR UN CONTRAT DE TRAVAIL ;
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REMETTRE AU SALARIE UNE NOTICE D’INFORMATION SUR LA PROTECTION SOCIALE COMPLEMENTAIRE APPLICABLE AU SEIN DE L’ENTREPRISE ;
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INSCRIRE LE SALARIE DANS LE REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL ;
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AFFILIER LE SALARIE AUPRES DES INSTITUTIONS DE RETRAITES COMPLEMENTAIRES ;
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MENTIONNER L’EMBAUCHE DANS LA DMMO VIA LA DSN ;
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FAIRE FAIRE LA VISITE MEDICALE D’INFORMATION ET DE PREVENTION (VIP).
1/ EFFECTUER UNE DECLARATION PREALABLE A L’EMBAUCHE (DPAE)
La DPAE permet de remplir, en une seule formalité, l’essentiel des obligations incombant à l’employeur lors de l’embauche de salariés.
Les employeurs dont le personnel relève du régime général de sécurité sociale et ayant réalisé plus de 50 déclarations au cours de l’année doivent adresser la DPAE par voie électronique.
L’employeur ne peut pas embaucher un salarié sans avoir effectué la DPAE auprès de l’URSSAF.
Le non-respect de cette obligation est passible d’une pénalité d’un montant égal à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, soit 1 095 euros en 2020. (Article L. 1221-11 du Code du travail)
2/ ETABLIR UN CONTRAT DE TRAVAIL
Un CDD doit être obligatoirement écrit et comporter un des motifs de recours valable sous peine de requalification en CDI.
Un CDI à temps partiel doit être obligatoirement écrit.
Le contrat doit être transmis au salarié au plus tard dans les 2 jours ouvrables suivant l’embauche.
L’employeur doit fournir au salarié une copie de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ou de l’accusé de réception délivré par l’organisme destinataire de cette déclaration (Urssaf).
Dès lors que le salarié dispose d’un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire, cette obligation de remise est considérée comme satisfaite.
3/ REMETTRE AU SALARIE UNE NOTICE D’INFORMATION SUR LA PROTECTION SOCIALE COMPLEMENTAIRE APPLICABLE AU SEIN DE L’ENTREPRISE
L’employeur doit conserver une preuve de la remise de la notice d’information.
Cette notice permet aux salariés de connaître précisément leurs droits et obligations attachés à la couverture d’assurance
La même obligation d’information s’applique lorsque les conditions générales et/ou particulières du contrat sont modifiées (avenant)
4/ INSCRIRE LE SALARIE DANS LE REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL
Le Registre Unique du Personnel peut être tenu sur support numérique.
Les mentions portées sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à partir du départ du salarié de l’établissement.
L’absence de registre, le défaut de mise à jour ou l’oubli de mentions obligatoires peuvent entraîner jusqu’à 750 € d’amende par salarié concerné.
5/ AFFILIER LE SALARIE AUPRES DES INSTITUTIONS DE RETRAITES COMPLEMENTAIRES
Le régime complémentaire AGIRC-ARRCO regroupe désormais l’ensemble des salariés, sans distinction entre les cadres et les non-cadres.
6/ MENTIONNER L’EMBAUCHE DANS LA DMMO VIA LA DSN MOUVEMENTS DE MAIN D’ŒUVRE
DMMO : Déclaration Mensuelle de Main d’Œuvre.
Chaque mois, les entreprises employant au moins 50 salariés doivent effectuer une Déclaration Sociale Nominative (DSN) en indiquant les contrats de travail conclus ou rompus au cours du mois précédent.
7/ FAIRE REALISER LA VISITE MEDICALE D’INFORMATION ET DE PREVENTION (VIP)
La visite est réalisée :
- Par un médecin du travail (qui exerce dans un service de santé au travail), notamment si le salarié est travailleur de nuit ou s’il est exposé à des risques professionnels ;
- Par un professionnel de santé du travail pour les salariés ne présentant pas de risques particuliers.
- S’il le juge nécessaire, le professionnel de santé peut orienter le salarié vers le médecin du travail.
À la fin de chaque VIP, le médecin du travail ou le professionnel de santé délivre une attestation de suivi au travail au salarié et à l’employeur.
Décret n°2016-1908 du 27 décembre 2016 relatif à la modernisation de la médecine du travail
